Obrigatoriedade do envio do Arquivo XML da NF-e.

  

Na 119ª reunião ordinária do Conselho Nacional de Política Fazendária - CONFAZ, realizada em Manaus, AM, no dia 30 de setembro de 2005, foi Instituída nacionalmente pelo Ajuste SINIEF 07/05, a Nota Fiscal Eletrônica, NF-e, e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, DANFE, em substituição a Nota Fiscal, manual, modelos 1, 1-A, 2, 4, etc. e que será identificada pelo modelo 55, podendo, em caso de venda presencial no varejo a consumidor final, ser identificada pelo modelo 65, respeitado as regras do ajuste.

Em março de 2012 foi sancionado pelo governador o Decreto nº 13.780, que regulamenta o ICMS na Bahia, e o mesmo absorveu o ajuste acima citado, sua última alteração nº 14 foi o Decreto nº 14.550/13.

Considera-se NF-e o documento emitido e armazenado eletronicamente, de EXISTÊNCIA apenas DIGITAL, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador. No caso do comércio ou indústria, antes que ocorra de fato a circulação da mercadoria ou produto. Para acompanhar o trânsito das mercadorias acobertado por NF-e ou para facilitar a consulta eletrônica, a transportadora deverá utilizar o DANFE que será impresso em uma única via.

A NF-e deverá ser emitida com base em leiaute estabelecido no “Manual de Integração - Contribuinte”, observando as seguintes formalidades, entre outras, o arquivo digital deverá ser elaborado no padrão XML (Extended Markup Language); a numeração será sequencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido esse limite; toda mercadoria deverá ser identificada pelo seu código correspondente estabelecido na Nomenclatura Comum do Mercosul – NCM.

Como a NF-e é um arquivo de Existência Apenas Digital, ele só poderá ser utilizado como documento fiscal, após ser transmitido eletronicamente à administração tributária e ter seu uso autorizado. Ainda que formalmente regular, não será considerado documento fiscal idôneo a NF-e que tiver sido emitida ou utilizada com dolo, fraude, simulação ou erro, que possibilite, mesmo que a terceiro, o não pagamento do imposto ou qualquer outra vantagem indevida. Os vícios atingem também o respectivo DANFE.

A administração tributária cientificará o emitente da concessão da Autorização de Uso da NF-e. Após a essa permissão, a NF-e não poderá ser alterada e o DANFE não poderá ser rasurado. O emitente somente poderá alterar a NF-e para sanar erros que não estejam impedidos, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e. As mesmas, apenas serão admitidas quando o erro na emissão do documento fiscal não esteja relacionado com os dados que influam no cálculo do imposto, a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário ou a data de emissão ou de saída.

O emitente imediatamente após o recebimento da autorização de uso deverá, OBRIGATORIAMENTE, encaminhar ou disponibilizar o download do arquivo digital no formato XML da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário da mercadoria e ao transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do início da prestação correspondente. O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso.

O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado. Independente se o emitente é de outro estado da federação.

No prazo não superior à 24h (vinte e quatro horas), contado do momento em que foi concedida a Autorização de Uso da NF-e, o emitente poderá solicitar o cancelamento da respectiva NF-e, que será efetuado por meio do registro de evento correspondente, desde que não tenha havido a circulação da mercadoria. As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.

Quando ocorrer a devolução de mercadorias, o emitente deverá guardar pelo prazo estabelecido na legislação tributária o DANFE que acompanhou o retorno da mercadoria não entregue ao destinatário e que contenha o motivo do fato em seu verso.

No Caso do destinatário não ser credenciado para emitir NF-e, a escrituração poderá ser efetuada com base nas informações contidas no DANFE, ora utilizado para acompanhar o trânsito de mercadorias e o mesmo deverá ser arquivado, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado. Nas hipóteses em que o remetente esteja obrigado à emissão da NF-e, é vedada ao destinatário a aceitação de qualquer outro documento em sua substituição.

A legislação estadual ao se referir ao prazo para guarda o arquivo XML, da NF-e, não o fixa e transfere a responsabilidade e a regra para o Código Tributário Nacional.

“RICMS/BA - Art. 235. O emitente e o destinatário ou tomador do serviço deverão manter em arquivo digital o documento fiscal eletrônico pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentados ao fisco, quando solicitados.”

Se a lei não fixar prazo à homologação, será ele de 5 (cinco) anos, a contar da ocorrência do fato gerador; expirado esse prazo sem que a Fazenda Pública se tenha pronunciado, considera-se homologado o lançamento e definitivamente extinto o crédito, salvo se comprovada a ocorrência de dolo, fraude ou simulação. A revisão do lançamento só pode ser iniciada enquanto não extinto o direito da Fazenda Pública. O lançamento por homologação, que ocorre quanto aos tributos cuja legislação atribua ao sujeito passivo o dever de antecipar o pagamento sem prévio exame da autoridade administrativa, opera-se pelo ato em que a referida autoridade, tomando conhecimento da atividade assim exercida pelo obrigado, expressamente a homologa. 

O mesmo acontece com o direito de pleitear a restituição, que se extingue com o decurso do prazo de 5 (cinco) anos, contados da data da extinção do crédito tributário ou da data em que se tornar definitiva a decisão administrativa ou passar em julgado a decisão judicial que tenha reformado, anulado, revogado ou rescindido a decisão condenatória.

A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em 5 (cinco) anos, contados da data da sua constituição definitiva. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. 

 

Concluindo, diante do exposto, fica o emitente obrigado a encaminhar arquivo digital XML da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário da mercadoria e ao transportador contratado, que deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso. E igualmente, ficam, obrigados tanto emitente quanto o destinatário a manterem a NF-e em arquivo digital, e o respectivo DANFE sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo de 5 (cinco) anos, a contar da ocorrência do fato gerador, assim, expirado esse prazo sem que a Fazenda Pública se tenha pronunciado, considera-se homologado o lançamento e definitivamente extinto o crédito, salvo se comprovada a ocorrência de dolo, fraude ou simulação.

 

Sem mais, sempre a dispor.

 

Salvador, BA, 15 de agosto de 2013.

 

 

Parecer Informativo sobre o envio do arquivo XML.

 

Autor: Ramon Soares Oliveira

Empresa: RG Gestão Tributária.